ここでは仕事でのメールがうまくいかなくて半端なくイライラする時の対処法を3つご紹介します。
オフィス内での連絡やコミュニケーションは、メールが当たり前になっている会社が多いですよね。
けれどなんでもメールで用件を言ってる先輩がいたり、逆に先輩にメールで用件を伝えたのに返事が来なくてイライラするってこともあります。
メールって便利なんですけど、結構そういうトラブルが起きやすい
「ネックなツール」
となっています。
でもこれからご紹介するたった2つの方法を実践するだけで、あなたのメールでのイライラが確実に無くなります。
ここではボクの失敗をまじえて、先輩へのメールでイライラしない対処法をご紹介していきます。
なんでもメールで済ませる先輩対策
あなたの部署にメール魔はいませんか？
メールばっかり送ってくる人。
ボクの部署には、メールのヘビーユーザーの先輩がいて
なんでもかんでもメールで指示
してきてたんです。
僕の斜め前の席だから口で言った方が早いにもかかわらず。
その先輩に
「メールって結構面倒ですし気軽に声をかけてくださいね」
と言ったら真顔で
「メールの方が証拠として残るから」
って言われたのを覚えています。
「証拠って・・・ 」
ってちょっと複雑な気持ちでした。
さらにその先輩の厄介なところは、割と急ぎの用件をメールで済ませようとするんです。
だからいっつもメールチェックが欠かせない。
これがホントに面倒でした。
基本的には、すぐに返信しつつ
「先輩！メール返信しましたので、お願いしますね～」
と周りに聞こえるようにあえて声をかけるようにしました。
その先輩が証拠が欲しいということなので
「ボクも返信に加えてちゃんと見てますよアピール」
で周囲の同情もゲットしてました。
そういう先輩のことは、普段から周りに先輩がメール魔なことを知らせておくといいかもしれません。
いざという時あなたの責任ばかりにされないためです。
それと同時に、その先輩が
「コミュニケーションをおろそかにしていること」
を周囲に気づかせる絶好の機会にもなります。
このように、デスクが離れているわけでもないのにメールで用件を伝えてくる先輩は
「メールを何件もサクサク送ることで、デキる先輩を演出している系」
か
「直接コミュニケーションをとるのが、あまり好きでない系」
のどちらかです。
そのような先輩には、前述のように
「メールでも口頭でもチェックする」
という作戦が必要になってくると同時に
「メールを送っただけで仕事を頼んだつもりにならないでください」という反撃
も必要にもなります。
メールで仕事を振りまくってくる先輩対策
むやみやたらとメールで依頼してくる先輩に対しては、簡単にOKすることを控えてください。
あなたが先輩の依頼を断れば、先輩が不機嫌になったりイヤミを言われたりするとことが予想されますが、先輩のお願いに「ハイハイ」と答えていると
そのうちナメられてしまうからなんです。
「コイツならメールひとつでなんでも押し付けられる」
と思われるんです。
タイミングを見計らって
「先輩すみません、今別の先輩のMさんから、コレとコレを頼まれていて、ちょっと手がまわらないんです。申し訳ないのですがお手伝いが必要であれば、Mさんに相談していたてもいいですか？また手が空いたらそちらも手伝いますので」
と言ってみてください。
「メール一本で先輩の言いなりにはならない！」
という姿勢をはっきり見せる方が、結果としてストレスがなくなります。
メールという便利なツールを利用して、先輩のいいように使われないためにも、時には先輩にはっきりと伝える必要があります
メールで先輩に文句を言いたいときの対策
ボクちょっと過去に失敗してます。
たまにありませんか？
あなたの身に、火の粉が降りかかること・・・
ボクの先輩は大事な企画書を出し忘れて、とばっちりを受けて僕が別の上司に怒られる羽目になりました。
まさにとばっちりです。
腹がたったものの、直接その先輩に言うのも何か気まずかったので 「これから注意してくださいね～」という内容のメールを送りました。
いやあくまでやわらかい文章で・・・。
でもそれを見た先輩は
「気に食わないことがあるなら直接言えよ！わざわざメールで送るって、オマエ、イヤミか？」
とマジギレの状態に。
文章自体は柔らかく書いたんです。
けどこの時メールってやっぱつくづく怖いなって思いました。
なぜこうなったか自分で分析したんですが
メールって用件のみを伝える特徴
があるんですね。
自分では気づかなくても、ややもすると一方的な文章になりがちです。
また文章として残るものですから、少しネガティブな内容をその先輩が何度でも目にすることになりますよね。
そうするとその先輩は責められているようなせっかく錯覚に陥ってしまうんです。
ですから複雑な案件やネガティブな用件は 絶対に口頭で相談するようにしました。
メールで送ると 最悪の場合 周囲に転送されて、多数の目に止まってしまうこともありまよね。
どうしてもメールで意見するしかないような状況の時は、一度文章を書いて印刷し、
「声を出して読んでみる」を3回以上は繰り返した方がいいです。
そのくらい冷静にならないと、文章のトゲには気づかないものです。
もちろん表現はできるだけ柔らかく、一方的にならないように気を配り、決して先輩をディスるような印象を与えないようにしたいですよね。
まとめ
いかがでしたか？
一件気軽に利用できるオフィスでのメールも、あなたの使い方次第で良くも悪くもなってしまします。
ここでご紹介させていただいた内容は、ボクが実際に失敗してから、うまくいくように試行錯誤した鉄板ルールです。
これを是非あなたのオフィスライフで活かして 毎日のイライラとオサラバしましょう！
